ATR Soft on tehnyt pitkään yhteistyötä eri oppilaitosten kanssa, tarjoten osaamistaan esimerkiksi projektijohtamisen ja laadunhallinnan osalta. Koulutusten järjestäminen edistää alueellista osaamista, opiskelijat saavat laaja-alaisesti ajantasaista käytännön kokemusta ja yritykset pystyvät rekrytoimaan osaavaa työvoimaa valmistuneista. Opiskelijan etu on saada akateemista koulutusta yhdistettynä käytäntöihin ja yritystoimintaan. Tällä kertaa Turun yliopisto halusi saada IT-toimittajan kokemuksia tietojärjestelmähankintoihin liittyen.
Koulutuksen valmistelu vaatii työtä
Alkukeväästä 2021 aloimme ATR Softilla käymään aihepiiriä kattavasti läpi Turun yliopiston Tietojärjestelmän hankinta -kurssia varten. Tietojärjestelmien hankinnat ovat usein hyvin pitkiä ja monimutkaisia projekteja. Oli mielenkiintoista tarkastella IT-hankintoihin liittyviä asioita eri näkökulmista, kuten hankintalaista, vaatimusmäärittelyistä, kilpailutuksesta ja kilpailutusprosessista, varsinaisesta toteutusvaiheesta sekä sen projektinhallinnasta.
Koostin laajan Powerpoint-materiaalin, jossa oli valtavasti eri lähteistä koottuja tekstejä ja omakohtaisia kokemuksia, jonka jälkeen aloin tiivistämään esitystä valmiiksi opintomateriaaliksi. Jo hankintalaista, kilpailutuksista tai vaatimusmäärittelyistä olisi saanut oman opintokokonaisuutensa, joten valitsin IT-toimittajan näkökulman hankintaprosessiin ja projektinhallinnan merkityksen.
Kouluttajan hyppäys luentosalista kameran eteen
Koronatilanteen takia lähiopetusta ei voida kunnolla järjestää ja yliopiston opetustilat ovat kiinni. Siksi päädyimme videoimaan esitysmateriaalin, jotta sitä voi hyödyntää vuosiksi eteenpäin yliopiston sähköisissä työtiloissa. Vaikka kouluttajavierailu luennolla olisikin ollut jännittävää, opiskelijat voivat käydä läpi videomateriaaleja omien aikataulujensa mukaisesti.
Etäpalaverinauhoitusten laatu ei ole kovinkaan hyvä, eikä mahdollista kunnon editointeja. Päätimme siksi kuvata yliopiston studiossa kunnon laitteilla ja saada esitysmateriaalin lisäksi tallennettua myös aiheesta käymäämme keskustelua.
Koska en itse ole kokenut esiintyjä tai kouluttaja, jännitti kameran ja mikrofonien edessä melkoisesti. Valitettavasti pääkamera oli epäkunnossa, eikä ”green screen”-efektejä voinut käyttää esityksessä. Harmitukseen auttoi kuitenkin teleprompter, jollaista en ollut myöskään aiemmin käyttänyt. Alun takeltelun jälkeen kaikki sujui kuitenkin hyvin ja materiaalin kattavuus helpotti paljon aiheen läpikäyntiä. Tehty materiaali toimisi opiskelumateriaalina myös itsenäisesti, ilman esitystäkin.
Keskustelu-vaiheessa istuimme turvavälit huomioiden studiossa ja vastailin eri kysymyksiin improvisoiden ilman valmista materiaalia. Tämä vaihe oli mielestäni hauska ja etukäteen mietityillä kysymyksillä olisi voinut saada hyviä kokemukseen perustuvia asioita talteen.
Käytännön vinkkejä IT-hankintoihin
Koulutusmateriaalia koostaessa mieleeni tuli muutamia tietojärjestelmähankintoihin liittyviä tärppejä:
- Hankinnan valmisteluvaihe on erittäin tärkeä, erityisesti vaatimusmäärittelyt. Tulee tietää tarkoin, mitä ollaan hankkimassa ja tämä tieto pitää saada välitettyä kaikille sidosryhmille, varsinkin toteuttajalle.
- Hankinnalle tulee olla johdon tuki ja omistajuus.
- Projektinhallinnan merkitys kasvaa. Mitä laajempi projekti, sitä suurempi merkitys on osaavalla projektipäälliköllä.
- Tärkeimpinä onnistumisen tekijöinä, projektijohtamisen lisäksi, ovat onnistunut muutoshallinta sekä kommunikaatio kaikkien sidosryhmien kanssa.
- Ketterät projektinhallintamenetelmät auttavat valtavasti isoissa IT-projekteissa, kun hyötyjä saadaan nopeasti ja muutoksiin reagoidaan välittömästi. Vesiputousmallillekin on paikkansa, mutta ketteryys tuo tukea laajoissa projekteissa. Organisaation pitää kuitenkin olla valmis ja kypsä tekemään asioita ketterästi.
