Onnistuneen projektijohtamisen avaimet

Onnistuneen projektijohtamisen avaimet

Millä eväin projekti johdetaan kohti menestystä? Mitä projektijohtaminen oikeastaan on? Mitkä ovat projektijohtajan tärkeimmät työkalut? Projektijohtamisen asiantuntijamme Marianne Rantanen ja Kati Vainio vastasivat näihin kysymyksiin vieraillessaan luennoimassa Turun Ammattikorkeakoulun olio-ohjelmoinnin kurssilla. Opiskelijoilta saatu positiivinen palaute osoitti, että tosi elämästä ammennetut käytännön vinkit ovat parasta mahdollista oppia teoriataustan rinnalla.

Tutustu sinäkin Katin ja Mariannen projektijohtamisen työkalupakkiin niin saat kuvat siitä, miten ATR Softin ammattilaiset varmistavat asiakkaiden projektien onnistumisen. Marianne ja Kati omaavat kokemusta erityisesti liiketoiminnan kehitystä tukevien isojen kokonaishankkeiden luotsaamisesta.  Nämä 10 työkalua ovat aidosti päivittäisiä työkaluja, joita he käyttävät arjessaan. Jonkin verran työkalut toki muuttuvat ja kehittyvät ajan ja tilanteen mukaan.

Yleisesti ATR Soft hanskaa niin ohjelmistoprojektien kuin isompien kokonaishankkeiden luotsaamisen turhia pönöttämättä. Projekteja edistetään meillä aina maanläheisesti tekemisen kautta ilman turhia väliportaita ja tiiviissä yhteistyössä ihmisten kanssa. Asiakkaamme ovatkin kuvanneet ATR Softereita muun muassa sanoilla ystävällinen, hyvä kommunikoimaan ja helposti lähestyttävä.

Mitä projektijohtaminen on?

Projektijohtaminen on dynaamista johtamista. Ei riitä, että joku asia tehdään kerran vaan asioita tulee ylläpitää ja varmistaa, että homma todella pyörii. Johtaminen on jatkuvaa ja sillä pyritään yhteiseen ymmärrykseen. Yhteistä ymmärrystä taas muodostetaan keskustelemalla. Oleellista on varmistaa, että kaikki ymmärtävät tilanteen samalla tavalla. Keskeisiä kysymyksiä ovat muun muassa mitä tehdään, miksi tehdään, miten tehdään ja kuka tekee.

Me ATR Softilla keskitymmekin projektijohtamisessa vahvasti kommunikointiin ja tiiviiseen yhteydenpitoon. Yhteisen ymmärryksen luomista helpottaa tapamme toimia mahdollisimman lähellä asiakasta yhdessä heidän kanssaan.  Projektijohtaja on se, joka vastaa asioiden jatkuvasta yhteiseksi tekemisestä ja kokonaisuuden edistämisestä yhdessä muiden kanssa. Hän pitää huolta niin ihmisistä kuin asioista – tittelistä riippumatta.

Marianne Rantanen

Työkalu #1 Voimavarat

Ihmisten kanssa työskennellessään projektijohtaja antaa itsestään ja saa muista ihmisistä olivat asiat mitä tahansa. Riittävä määrä unta, säännöllinen liikunta ja oikeanlainen ravinto auttavat johtajaa välittämään oikeanlaista energiaa. Johtajan on tärkeää kääntää huomio itseensä ja varmistaa omat voimavarat. Ajanhallinnassakin on viime kädessä kyse energianhallinnasta ja ihmisten vaihteleva suorituskyky tulee huomioida jo ennakkoon.

Työkalu #2 Ajattelu

Oma ajattelu heijastuu muihin ja vaikuttaa koko projektin yleismielialaan. Johtajan on tärkeää tietoisesti välittää positiivisesti latautunutta ajattelua. Mielen on oltava tekemisessä mukana. Voimme vaikuttaa oman ajatteluumme. Tärkeää on vuorovaikutus ja keskustelu. Opiskelijatkin olivat kiinnostuneita siitä, miten yksilö huomioidaan projektijohtamisessa ja miten hänen osaamistaan hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla. Vuorovaikutus on tässäkin hyvin isossa roolissa. Projektijohtaja luo projektitiimille mielikuvia onnistumisesta. Esimerkiksi mielikuvaharjoittelun avulla voidaan varmistaa tavoitteeseen pääseminen.

Työkalu #3 Ilmaisu

Kehittyminen tapahtuu yhdessä. Me-muodon käyttäminen luo yhteisöllisyyttä. Me ATR Softilla laitamme asiat onnistumaan emmekä mutise ”muttia”. Positiivisen kautta, rakentavaa palautetta unohtamatta, päästään eteenpäin. Tunteita saa olla, mutta niiden korostumista on hillittävä. Projektin sisällä on käytävä läpi yhteinen sanasto. Projekteissa ei tulisi käyttää passiivilauseita tai konditionaalimuotoa. Tärkeää on sen sijaan täsmentää, että teemme ja kuka meistä sen tekee.

Työkalu#4 Yhdessä tekeminen

Yhteiseksi tekeminen ei ole sama asia kuin yhdessä tekeminen. Ihmiset ovat erilaisia ja johtajan tulee olla hyvin tietoinen erilaisuuksista ja niiden ymmärtämisestä. Yhdessä voidaan tehdä, vaikka ollaan erilaisia, kunhan ollaan tietoisia siitä. Erilaisuus on voimavara. Se jopa helpottaa yhteistyötä. Empatia ja myötätunto sekä kyky asettua toisen saappaisiin ovat tärkeitä työkaluja. Johtajan tulee tukea ihmisiä ymmärtämään toisiaan. Roolit ja vastuut selkeyttävät yhteistyötä, jota tehdään monessa kanavassa yhtä aikaa.

Työkalu#5 Oppiminen

Projekteissa toimiminen on jatkuvaa oppimista. Moka on itse asiassa lahja, koska se vie eteenpäin. Virheistä opitaan. Palaute mahdollistaa kehityksen. Myös onnistumisista tulee oppia ja monistaa niitä. Parhaiten oppii keskittymällä juurisyyhyn eli siihen miksi joku asia tapahtui. Tarpeeksi monta kertaa kun kysyy miksi pureutuu syvemmälle. Usein juurisyyksi osoittautuu ”luulin”, ”olin ymmärtänyt” tms. Mitään ei tule olettaa vaan kommunikoida. Osaamisen ja opittujen asioiden jakaminenkin tulee varmistaa kommunikaation keinoin.

Työkalu #6 Dokumentointi

Dokumentoinnilla varmistetaan yhteinen ymmärrys. Dokumentoimalla yhteinen ymmärrys säilyy ja on jäljitettävissä. Suunnitelma on kaikkein tärkein sekä se mistä päätetään ja mitä päätettiin. Mitä isompi projekti on kyseessä, sitä suurempi merkitys on dokumentoinnilla. Oleellista on myös miettiä mihin dokumentoidaan ja miten se saadaan kaikkien saataville. Dokumentointia tehdään sen vuoksi mitä hyötyä dokumentoidusta tiedosta on, ei itseisarvona.

Työkalu #7 Palvelumuotoilu

Palvelumuotoilu on projekteissa ehdoton apu, Sen avulla pystytään ymmärtämään, millainen asiakas on ja mitä asiakas oikeasti tarvitsee. Projektin tavoitteet eivät saa jäädä sen varaan, miten asiakas pystyy tarpeensa ilmaisemaan. Joskus asiakkaan alkuperäinen tahtotila onkin muuta kuin mitä he oikeasti tarvitsevat. Meidän tehtävämme on varmistaa ymmärryksen aikaansaaminen ja sen myötä se, että teemme oikeita asioita.

Työkalu #8 Laatu

Palvelumuotoilun keinoin voidaan validoida tehdäänkö oikeita asioita. Sen jälkeen verifioidaan eli varmistetaan tehdäänkö asioita oikein. Testaustapoja on monia. Projektin etenemisen seuranta ja ohjaus ovat projektinhallinnan laadunvarmistuksen tärkein tehtävä. On olemassa useita erilaisia prosesseja ja standardeja tukemaan projektin laatua, joka on aina projektikohtainen.

Työkalu #9 Ketteryys

Mitä on ketteryys? Rohkea tapa toimia, kommentoitiin yleisöstä. Sitähän se on. Virheiden tekeminen liittyy olennaisesti ketteryyteen. Virheet kannattaakin tehdä mahdollisimman nopeasti. Kun pilotoidaan asioita, tavoitteena on havaita mahdollisimman nopeasti ne polut, minne suuntaan ei haluta mennä. Vain tuttuja polkuja etenemällä voidaan havaita väärä polku liian myöhään. Ylipäänsä projektijohtaja huolehtii, että muuttuviin asiakastarpeisiin vastataan sujuvasti.

Työkalu #10 Projektinhallinta

Projektinhallinta on tuottavuuden työkalu. Usein projektijohtaja käyttää niitä projektihallintamenetelmiä ja -ohjelmistoja, jotka ovat käytössä yrityksessä tai asiakkaalla. Meillä töitä tehdään ATR Project Framen mukaisesti, joka on koko ajan kehityksen alla. Projektihallinta, jota useimmiten oppilaitoksissa opetetaan, on vain hyvin pieni osa projektijohtamisen arkea.

Kati Vainio

Haluatko keskustella tarkemmin inhimillisestä projektijohtamisesta ohjelmistokehityshankkeissa? Ota yhteyttä!